Sessão 1 - Excel

Formação de Excel Médio-Avançado

Aplicações práticas para Recursos Humanos e Centro de Investigação

Duração: 6 horas Formato: 3 sessões de 2 horas Nível: Médio-Avançado Caso prático: RH e Investigação
Objectivo Geral

Capacitar os participantes a organizar, limpar, validar, analisar e apresentar dados institucionais usando Excel, com foco em actividades de Recursos Humanos, investigação, formação, custos, resultados e indicadores de gestão.

Programa Geral da Formação

Sessão Tema Principais práticas
Dia 1 Diagnóstico, limpeza de dados e primeira Tabela Dinâmica Criação inicial de uma Tabela Dinâmica com dados sujos, identificação de problemas, correcção de dados, padronização e comparação dos resultados antes e depois da limpeza.
Dia 2 Fórmulas, validação e controlo automático Fórmulas essenciais, funções condicionais, contagens e somas por critério, validação de dados, alertas automáticos e pequenas áreas de indicadores.
Dia 3 Relatórios, gráficos e dashboard Tabelas Dinâmicas mais completas, segmentadores, gráficos, indicadores principais, mini-dashboard, impressão e exportação em PDF.

Competências Esperadas

Organizar bases de dados institucionais de forma correcta
Limpar e padronizar dados inconsistentes
Usar fórmulas para calcular, verificar e resumir informação
Validar dados e reduzir erros de preenchimento
Criar relatórios com Tabelas Dinâmicas e gráficos
Preparar ficheiros para apresentação, impressão e PDF
Mensagem-chave: Excel médio-avançado não é apenas saber fórmulas. É saber transformar dados confusos em informação útil, verificável e pronta para decisão.

Dia 1 — Diagnosticar, Limpar e Comparar

Como dados sujos afectam relatórios e Tabelas Dinâmicas

Duração: 2 horas Foco: diagnóstico e limpeza Produto: primeira Tabela Dinâmica corrigida
Objectivo do Dia

Mostrar, na prática, como dados inconsistentes geram relatórios errados. Primeiro será criada uma Tabela Dinâmica com dados sujos; depois os dados serão corrigidos e a Tabela Dinâmica será actualizada para comparar os resultados.

Programa de Hoje

Tempo Actividade
10 min Abertura: Excel como ferramenta de análise, controlo e decisão
10 min Revisão essencial: células, linhas, colunas, cabeçalhos e intervalos
15 min Apresentação do caso prático: RH, investigação, actividades, custos e resultados
20 min Criação de uma primeira Tabela Dinâmica com os dados ainda sujos
20 min Análise dos problemas no relatório: nomes repetidos, categorias duplicadas, estados inconsistentes e totais distorcidos
25 min Limpeza e padronização dos dados: unidades, categorias, estados, datas, custos e campos vazios
10 min Actualização da Tabela Dinâmica e comparação dos resultados antes e depois da limpeza
10 min Preparação da base corrigida para fórmulas, validação e relatórios nas próximas sessões

O que vamos praticar hoje

Criar uma Tabela Dinâmica simples a partir de uma base bruta
Perceber como dados sujos afectam relatórios e totais
Identificar duplicados, campos vazios e inconsistências
Padronizar unidades, categorias e estados
Actualizar a Tabela Dinâmica após corrigir os dados
Comparar resultados antes e depois da limpeza
Mensagem-chave do Dia 1: Uma Tabela Dinâmica só é confiável quando a base está limpa. Se os dados estiverem inconsistentes, o relatório também ficará inconsistente.
Ficheiro de prática: Sessão 1
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Dia 2 — Fórmulas, Estatística Básica e Indicadores

Aplicação prática de fórmulas para análise de dados de Recursos Humanos e Centro de Investigação

Duração: 2 horas Nível: Médio-Avançado Foco: Fórmulas e indicadores
Objectivo da Sessão

Usar fórmulas para calcular, verificar, resumir e interpretar dados institucionais, incluindo custos, horas, actividades concluídas, pendências e indicadores úteis para decisão.

Programa Geral

Tempo Actividade
10 min Revisão do Dia 1: base corrigida, filtros e Tabela Dinâmica
10 min Fundamentos das fórmulas: sinal =, referências de células e cópia de fórmulas
15 min Fórmulas básicas: soma, média, mínimo, máximo e contagem
20 min Estatística útil: média, mediana, moda, desvio padrão, maior e menor valor
20 min Fórmulas condicionais: SE, E e OU para criar alertas
20 min Contagens e somas por critério: CONT.SE, CONT.SES, SOMASE e SOMASES
15 min Construção de indicadores práticos para RH e Investigação
10 min Revisão final e ligação com o Dia 3: relatórios, gráficos e dashboard

Fórmulas que serão praticadas

Fórmulas básicas:
SOMA, MÉDIA, MÍNIMO, MÁXIMO, CONTAR.VAL
Estatística básica:
MED, MODO.UNI, DESVPAD.A, MAIOR, MENOR
Condições e alertas:
SE, E, OU
Análise por critério:
CONT.SE, CONT.SES, SOMASE, SOMASES

Indicadores a construir

Indicador Utilidade
Total de actividades Medir o volume geral de registos acompanhados
Total de horas Acompanhar o esforço dedicado às actividades
Total de custos Verificar o custo global das actividades
Custo médio e mediana dos custos Comparar valores típicos e identificar diferenças relevantes
Maior e menor custo Identificar actividades com valores extremos
Actividades pendentes e concluídas Acompanhar o estado de execução
Custos por unidade ou categoria Apoiar relatórios de RH e investigação
Mensagem-chave: As fórmulas permitem que o Excel deixe de ser apenas uma lista e passe a ser uma ferramenta de controlo, verificação e análise.

Dia 3 — Finalização, Revisão e Boas Práticas

Ajustes finais para tornar o ficheiro Excel mais útil, legível e pronto para partilha

Duração: 2 horas Formato: 1 hora de demonstração + 1 hora de prática assistida Foco: acabamento e dúvidas
Objectivo da Sessão

Rever e aplicar ferramentas essenciais para melhorar a leitura, corrigir problemas, completar fórmulas e preparar o ficheiro para apresentação, impressão ou exportação.

Programa Geral

Tempo Actividade
10 min Revisão rápida dos dias anteriores: dados limpos, fórmulas, indicadores e Tabelas Dinâmicas
10 min Referências absolutas e relativas: uso de $ em fórmulas copiadas
10 min Formatação de números, datas, percentagens e moeda
10 min Congelar painéis: manter cabeçalhos visíveis durante a navegação
10 min Concatenar textos: juntar informações de duas ou mais células
10 min Encontrar duplicados e células vazias com filtros e formatação condicional
10 min Preparar para impressão: orientação, margens, área de impressão e pré-visualização
10 min Exportar para PDF e guardar uma versão final do ficheiro
40 min Prática assistida: melhoria do ficheiro, dúvidas individuais e exercícios livres
10 min Encerramento: revisão das principais aprendizagens e recomendações finais

Ferramentas que serão praticadas

Referências em fórmulas
Diferença entre referências relativas e absolutas, usando A1 e $A$1.
Formatação de dados
Aplicação de formatos de número, moeda, data e percentagem.
Congelar painéis
Manter a primeira linha ou colunas importantes visíveis durante a navegação.
Concatenar textos
Juntar nome, unidade, categoria ou outro texto numa única célula.
Duplicados e vazios
Encontrar valores repetidos e células vazias usando filtros e formatação condicional.
Impressão e PDF
Ajustar página, definir área de impressão, pré-visualizar e exportar para PDF.

Exemplos de aplicação

Técnica Exemplo prático
Referência absoluta Usar uma taxa fixa ou valor de referência numa fórmula copiada para várias linhas
Formatação de números Mostrar custos em MZN, horas com uma casa decimal e datas em formato uniforme
Congelar painéis Manter os cabeçalhos visíveis ao navegar numa base longa
Concatenar texto Criar uma identificação combinada, como nome + unidade ou actividade + estado
Duplicados Identificar IDs repetidos ou nomes registados mais de uma vez
Células vazias Encontrar custos, datas, estados ou resultados não preenchidos
Exportar para PDF Preparar um resumo ou relatório final para envio ou arquivo
Mensagem-chave: Um bom ficheiro Excel não deve apenas calcular correctamente; deve também ser legível, fácil de verificar e pronto para partilha.

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