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Excel

Formação de nível básico a intermédio

Microsoft Excel — Dia 2

Fórmulas, funções básicas, ordenação, filtros e tabelas

Duração total: 2 horas

Duração

2 horas

Nível

Básico

Metodologia

Explicar e praticar

Objectivos da Aula

No final desta aula, os participantes deverão ser capazes de:

  • Compreender o que é uma fórmula no Excel.
  • Criar cálculos utilizando referências de células.
  • Utilizar operadores matemáticos básicos.
  • Aplicar funções como SOMA, MÉDIA, MÍNIMO e MÁXIMO.
  • Utilizar as funções CONTAR e CONT.VALORES.
  • Compreender o funcionamento básico da função SE.
  • Ordenar e filtrar dados.
  • Converter uma lista numa Tabela do Excel.

Programa da Aula

00:00–00:10
Revisão do Dia 1
00:10–00:35
Introdução às fórmulas e operadores matemáticos
00:35–00:50
Referências de células e preenchimento automático
00:50–01:25
Funções básicas
01:25–01:40
Introdução à função SE
01:40–01:55
Ordenação, filtros e Tabelas
01:55–02:00
Resumo e esclarecimento de dúvidas
1

Revisão do Dia 1

Antes de iniciar os cálculos, faça uma breve revisão dos principais conteúdos da primeira aula.

  • Livro e folha de cálculo.
  • Linhas, colunas e células.
  • Referência de uma célula.
  • Introdução de dados.
  • Formatação de números.
  • Guardar o ficheiro.
Actividade rápida:

Abra o ficheiro do Dia 1 e identifique:

  1. A primeira célula utilizada.
  2. A última linha com dados.
  3. A coluna onde se encontram os salários.
  4. O formato aplicado à coluna de presença.
2

Introdução às Fórmulas

O que é uma fórmula?

Uma fórmula é uma instrução utilizada pelo Excel para efectuar um cálculo.

Todas as fórmulas no Excel começam com o sinal de igual: =

Para que serve?

  • Somar valores.
  • Subtrair despesas.
  • Multiplicar quantidades por preços.
  • Dividir valores.
  • Calcular totais automaticamente.

Exemplos

=A2+B2
=A2-B2
=A2*B2
=A2/B2
Atenção: para multiplicar, o Excel utiliza o asterisco *. Para dividir, utiliza a barra /.
3

Operadores Matemáticos

Operador Operação Exemplo
+ Adição =A2+B2
- Subtracção =A2-B2
* Multiplicação =A2*B2
/ Divisão =A2/B2
^ Potência =A2^2

Ordem das operações

O Excel respeita a ordem matemática das operações. Quando necessário, utilize parênteses para indicar qual cálculo deve ser efectuado primeiro.

=(A2+B2)*2
Dica: utilize parênteses sempre que desejar tornar uma fórmula mais clara.

Exercício 1 — Calcular o Total

Introduza os dados abaixo numa nova folha de cálculo.

Produto Quantidade Preço Unitário Total
Resma de papel 5 350,00 MT
Caneta 20 25,00 MT
Pasta de arquivo 10 120,00 MT
Agrafador 3 450,00 MT
Tarefas
  1. Introduza os dados no Excel.
  2. Na coluna Total, multiplique a Quantidade pelo Preço Unitário.
  3. Formate as colunas de preço e total como moeda.
  4. Copie a fórmula para as restantes linhas.
=B2*C2
4

Referências de Células

O que são?

As referências são os endereços das células.

A1

Coluna A, linha 1

B5

Coluna B, linha 5

D12

Coluna D, linha 12

Quando escrevemos =A2+B2, estamos a pedir ao Excel para somar os valores existentes nas células A2 e B2.

Preenchimento automático

Depois de criar uma fórmula na primeira linha, pode utilizar a alça de preenchimento para copiar a fórmula para as linhas seguintes.

  1. Seleccione a célula que contém a fórmula.
  2. Coloque o cursor no canto inferior direito da célula.
  3. Quando aparecer uma pequena cruz, clique e arraste.
  4. Solte o botão na última linha.
Também pode dar duplo clique na alça de preenchimento para copiar a fórmula automaticamente até ao final da lista.

Funções Básicas

Uma função é uma fórmula já preparada pelo Excel para efectuar um cálculo específico.

Uma função normalmente possui um nome e recebe valores ou intervalos entre parênteses.
=SOMA(B2:B10)
SOMA

Soma vários valores ou células.

=SOMA(B2:B10)

Soma todos os valores entre B2 e B10.

MÉDIA

Calcula a média dos valores.

=MÉDIA(B2:B10)

Soma os valores e divide pela quantidade.

MÍNIMO

Identifica o menor valor de um intervalo.

=MÍNIMO(B2:B10)
MÁXIMO

Identifica o maior valor de um intervalo.

=MÁXIMO(B2:B10)
CONTAR

Conta as células que contêm números.

=CONTAR(B2:B10)
CONT.VALORES

Conta todas as células preenchidas.

=CONT.VALORES(A2:A10)

Exercício 2 — Analisar Salários

Utilize a tabela abaixo para praticar as funções básicas.

N.º Funcionário Departamento Salário
1 Ana Manuel Recursos Humanos 35 000,00 MT
2 Paulo José Finanças 29 500,00 MT
3 Maria Alberto Secretaria 31 000,00 MT
4 João Carlos Informática 42 000,00 MT
5 Emília António Administração 30 500,00 MT
Calcule:
  1. O total dos salários.
  2. A média dos salários.
  3. O maior salário.
  4. O menor salário.
  5. A quantidade de salários introduzidos.
  6. A quantidade de funcionários.
=SOMA(D2:D6)
=MÉDIA(D2:D6)
=MÁXIMO(D2:D6)
=MÍNIMO(D2:D6)
=CONTAR(D2:D6)
=CONT.VALORES(B2:B6)
5

Introdução à Função SE

O que é?

A função SE permite apresentar um resultado conforme uma condição.

Para que serve?

  • Indicar se um estudante foi aprovado ou reprovado.
  • Verificar se uma meta foi atingida.
  • Classificar uma presença como suficiente ou insuficiente.
  • Indicar se um pagamento está concluído ou pendente.

Estrutura

=SE(condição; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Exemplo

=SE(B2>=10;"Aprovado";"Reprovado")

Neste exemplo, o Excel verifica se o valor da célula B2 é maior ou igual a 10.

  • Se for verdadeiro, mostra “Aprovado”.
  • Se for falso, mostra “Reprovado”.
Dependendo do idioma e da configuração regional do Excel, o separador dos argumentos pode ser ponto e vírgula ; ou vírgula ,.

Exercício 3 — Resultado dos Estudantes

Estudante Nota Resultado
Amélia 14
Bernardo 9
Carlos 12
Dina 7
Ernesto 16

Na coluna Resultado, utilize a função SE para apresentar:

  • Aprovado, quando a nota for igual ou superior a 10.
  • Reprovado, quando a nota for inferior a 10.
=SE(B2>=10;"Aprovado";"Reprovado")
6

Ordenação de Dados

O que é?

Ordenar significa reorganizar os dados segundo uma ordem.

Exemplos

  • Organizar nomes de A a Z.
  • Organizar nomes de Z a A.
  • Organizar salários do menor para o maior.
  • Organizar datas da mais antiga para a mais recente.

Como ordenar

1 Seleccione uma célula da coluna que deseja ordenar.
2 Aceda ao separador Dados.
3 Escolha a opção de ordenação pretendida.
4 Confirme que o Excel está a expandir a selecção.
Nunca ordene apenas uma coluna isolada quando os dados pertencem à mesma tabela. Isso pode separar os nomes dos respectivos salários ou departamentos.
7

Filtros

O que é?

Um filtro permite apresentar apenas os dados que cumprem um determinado critério.

Para que serve?

  • Mostrar apenas funcionários de um departamento.
  • Mostrar apenas salários superiores a um valor.
  • Localizar um nome específico.
  • Mostrar registos de um determinado mês.

Como activar

  1. Seleccione uma célula dentro da lista.
  2. Aceda ao separador Dados.
  3. Clique em Filtro.
  4. Utilize as setas apresentadas nos cabeçalhos.
Um filtro não apaga os dados. Apenas oculta temporariamente as linhas que não cumprem o critério escolhido.
8

Tabelas do Excel

O que é?

Uma Tabela do Excel é uma lista estruturada que oferece recursos automáticos de formatação e organização.

Vantagens

  • Adiciona filtros automaticamente.
  • Aplica um estilo visual organizado.
  • Expande automaticamente ao adicionar novos dados.
  • Copia fórmulas para novas linhas.
  • Facilita a análise dos dados.

Como criar

  1. Seleccione qualquer célula dentro da lista.
  2. Aceda ao separador Inserir.
  3. Clique em Tabela.
  4. Confirme o intervalo de dados.
  5. Marque “A minha tabela tem cabeçalhos”.
  6. Clique em OK.
Ctrl + T
O atalho Ctrl + T transforma rapidamente uma lista numa Tabela do Excel.

Exercício 4 — Ordenar, Filtrar e Criar uma Tabela

Utilize novamente a lista de funcionários.

Tarefas
  1. Ordene os funcionários por nome, de A a Z.
  2. Ordene os salários do maior para o menor.
  3. Active os filtros.
  4. Mostre apenas os funcionários do departamento de Informática.
  5. Retire o filtro.
  6. Transforme a lista numa Tabela do Excel.
  7. Escolha um estilo de tabela.
  8. Adicione um novo funcionário na última linha.

Exercício Final do Dia 2

Crie uma folha de cálculo com a seguinte estrutura:

Funcionário Departamento Salário Bónus Total Situação
Ana Manuel Recursos Humanos 35 000,00 MT 3 500,00 MT
Paulo José Finanças 29 500,00 MT 2 950,00 MT
Maria Alberto Secretaria 31 000,00 MT 3 100,00 MT
João Carlos Informática 42 000,00 MT 4 200,00 MT
Emília António Administração 30 500,00 MT 3 050,00 MT
Tarefas
  1. Calcule o Total somando o Salário e o Bónus.
  2. Copie a fórmula para as restantes linhas.
  3. Calcule a soma de todos os totais.
  4. Calcule a média dos salários.
  5. Identifique o maior e o menor salário.
  6. Conte quantos funcionários existem.
  7. Na coluna Situação, apresente “Acima da média” quando o salário for igual ou superior a 32 000 MT.
  8. Ordene os salários do maior para o menor.
  9. Active os filtros.
  10. Converta a lista numa Tabela do Excel.
  11. Guarde o ficheiro como Exercicio_Dia_2.xlsx.
Fórmulas de apoio
=C2+D2
=SE(C2>=32000;"Acima da média";"Abaixo da média")

Resumo do Dia 2

Nesta aula aprendemos:

  • Como criar fórmulas no Excel.
  • Como utilizar operadores matemáticos.
  • Como trabalhar com referências de células.
  • Como copiar fórmulas com a alça de preenchimento.
  • Como utilizar funções básicas.
  • Como utilizar a função SE.
  • Como ordenar e filtrar dados.
  • Como criar uma Tabela do Excel.
Próxima aula: formatação condicional, validação de dados, gráficos, configuração de impressão e exercício final.

Formação Básica de Microsoft Excel

Dia 2 — Fórmulas e Organização dos Dados

Guarde o conteúdo abaixo como dia3-excel.html.

Formação de nível básico a intermédio

Microsoft Excel — Dia 3

Formatação condicional, validação de dados, gráficos e impressão

Duração total: 2 horas

Duração

2 horas

Nível

Básico a intermédio

Metodologia

Demonstração e prática

Objectivos da Aula

No final desta aula, os participantes deverão ser capazes de:

  • Aplicar formatação condicional aos dados.
  • Destacar valores superiores, inferiores e duplicados.
  • Criar listas suspensas com validação de dados.
  • Limitar os valores que podem ser introduzidos numa célula.
  • Criar gráficos básicos.
  • Escolher o gráfico adequado para cada tipo de informação.
  • Preparar uma folha para impressão.
  • Definir a área de impressão.
  • Exportar uma folha de cálculo para PDF.
  • Produzir um pequeno relatório completo no Excel.

Programa da Aula

00:00–00:10
Revisão dos conteúdos dos Dias 1 e 2
00:10–00:35
Formatação condicional
00:35–00:55
Validação de dados e listas suspensas
00:55–01:25
Criação e formatação de gráficos
01:25–01:40
Configuração de impressão e exportação para PDF
01:40–01:58
Exercício final integrado
01:58–02:00
Resumo e encerramento da formação
1

Revisão dos Dias 1 e 2

Antes de iniciar os novos conteúdos, faça uma revisão breve das principais ferramentas já estudadas.

Dia 1
  • Linhas, colunas e células.
  • Introdução e edição de dados.
  • Selecção de células e intervalos.
  • Formatação básica.
  • Formatação de números, datas e percentagens.
Dia 2
  • Fórmulas e operadores matemáticos.
  • Referências de células.
  • SOMA, MÉDIA, MÍNIMO e MÁXIMO.
  • CONTAR e CONT.VALORES.
  • Função SE.
  • Ordenação, filtros e tabelas.
Actividade rápida:

Abra o exercício do Dia 2 e:

  1. Identifique uma fórmula existente.
  2. Mostre apenas um departamento utilizando o filtro.
  3. Ordene os salários do maior para o menor.
  4. Identifique a célula que contém o maior salário.
2

Formatação Condicional

O que é?

A formatação condicional altera automaticamente o aspecto das células quando determinados critérios são cumpridos.

Para que serve?

  • Destacar notas baixas.
  • Identificar salários acima de um determinado valor.
  • Mostrar pagamentos pendentes.
  • Encontrar valores duplicados.
  • Visualizar rapidamente valores altos e baixos.
  • Comparar o desempenho de diferentes registos.
A formatação condicional não altera o conteúdo da célula. Altera apenas a sua aparência.

Como Aplicar Formatação Condicional

1 Seleccione as células que pretende analisar.
2 Aceda ao separador Base.
3 Clique em Formatação Condicional.
4 Escolha o tipo de regra.
5 Defina o critério.
6 Escolha o formato e confirme.

Tipos de Formatação Condicional

Regras de Realce

Destacam células que cumprem uma condição.

  • Maior que.
  • Menor que.
  • Entre.
  • Igual a.
  • Texto que contém.
  • Valores duplicados.
Barras de Dados

Mostram barras dentro das células de acordo com o valor.

Quanto maior for o valor, maior será a barra apresentada.

Escalas de Cor

Utilizam cores diferentes para representar valores baixos, médios e altos.

São úteis para comparar rapidamente vários números.

Conjuntos de Ícones

Apresentam setas, círculos, sinais ou outros ícones.

Podem indicar desempenho alto, médio ou baixo.

Valores Duplicados

Identificam dados repetidos numa lista.

É útil para localizar números de identificação, nomes ou códigos introduzidos mais de uma vez.

Regras Personalizadas

Permitem criar condições específicas.

Para esta formação, basta apresentar a possibilidade, sem aprofundar fórmulas complexas.

Exercício 1 — Destacar Resultados

Introduza os seguintes dados no Excel:

Estudante Nota Presença Estado do Pagamento
Ana 16 95% Pago
Bernardo 8 68% Pendente
Carlos 12 88% Pago
Dina 9 72% Pendente
Ernesto 17 98% Pago
Fátima 10 80% Pago
Tarefas
  1. Destacar a vermelho as notas inferiores a 10.
  2. Destacar a verde as notas iguais ou superiores a 14.
  3. Aplicar barras de dados à coluna Presença.
  4. Destacar a vermelho as células que contêm “Pendente”.
  5. Aplicar uma escala de cor à coluna Nota.
Dica para o formador: depois de aplicar cada regra, altere um dos valores para demonstrar que o formato muda automaticamente.

Gerir e Remover Regras

Depois de criar uma regra, pode alterá-la ou removê-la.

Para gerir regras:
  1. Seleccione as células.
  2. Clique em Formatação Condicional.
  3. Escolha Gerir Regras.
  4. Seleccione a regra que pretende modificar.
  5. Clique em editar ou eliminar.
Para remover:
  1. Clique em Formatação Condicional.
  2. Escolha Limpar Regras.
  3. Seleccione a opção desejada.
Limpar a formatação normal de uma célula não remove necessariamente a formatação condicional. Utilize a opção Limpar Regras.
3

Validação de Dados

O que é?

A validação de dados permite controlar o tipo de informação que pode ser introduzida numa célula.

Para que serve?

  • Criar listas suspensas.
  • Permitir apenas números dentro de certos limites.
  • Restringir datas.
  • Evitar erros de introdução de dados.
  • Padronizar nomes de departamentos ou categorias.
  • Apresentar mensagens de orientação.
A validação ajuda a manter os dados consistentes. Por exemplo, evita que uma pessoa escreva “Informática”, outra “TI” e outra “Departamento de Informática” para representar o mesmo departamento.

Criar uma Lista Suspensa

1 Escreva as opções numa área da folha.
2 Seleccione as células onde deseja criar a lista.
3 Aceda ao separador Dados.
4 Clique em Validação de Dados.
5 Em “Permitir”, escolha Lista.
6 Em “Origem”, seleccione as células com as opções.
7 Clique em OK.
Também pode escrever directamente as opções no campo “Origem”, separadas pelo separador utilizado pelo Excel. Contudo, utilizar células como origem facilita futuras alterações.

Tipos de Validação

Número Inteiro

Permite apenas números inteiros.

Exemplo: permitir apenas idades entre 18 e 65 anos.

Decimal

Permite números com casas decimais.

Exemplo: permitir notas entre 0 e 20.

Lista

Cria uma lista de opções.

Exemplo: Pago, Pendente e Cancelado.

Data

Permite apenas datas dentro de um período.

Exemplo: datas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro.

Hora

Controla as horas que podem ser introduzidas.

Exemplo: permitir horários entre 08:00 e 17:00.

Comprimento do Texto

Limita o número de caracteres.

Exemplo: permitir um código com no máximo 10 caracteres.

Mensagem de Entrada e Alerta de Erro

Mensagem de entrada

É apresentada quando o utilizador selecciona a célula.

Exemplo: “Seleccione um departamento da lista.”

Alerta de erro

É apresentado quando o utilizador tenta introduzir um valor não permitido.

Exemplo: “Valor inválido. Introduza uma nota entre 0 e 20.”

Exercício 2 — Criar um Formulário Simples

Crie uma tabela com a seguinte estrutura:

Nome Departamento Idade Data de Admissão Estado
Tarefas
  1. Criar uma lista suspensa para o Departamento com: Administração, Finanças, Informática, Recursos Humanos e Secretaria.
  2. Permitir apenas idades entre 18 e 65 anos.
  3. Permitir apenas datas de admissão a partir de 1 de Janeiro de 2010.
  4. Criar uma lista suspensa para Estado com: Activo, Inactivo e Em licença.
  5. Adicionar uma mensagem de entrada na coluna Departamento.
  6. Adicionar um alerta de erro na coluna Idade.
4

Gráficos

O que é um gráfico?

Um gráfico é uma representação visual dos dados de uma tabela.

Para que serve?

  • Comparar valores.
  • Mostrar evolução ao longo do tempo.
  • Identificar tendências.
  • Apresentar resultados de forma visual.
  • Facilitar a compreensão de um relatório.
O gráfico depende dos dados da tabela. Quando os valores da tabela são alterados, o gráfico também é actualizado.

Tipos de Gráficos

Gráfico de Colunas

Utilizado para comparar valores entre diferentes categorias.

Exemplo: comparar despesas de vários departamentos.

Gráfico de Barras

Semelhante ao gráfico de colunas, mas utiliza barras horizontais.

É útil quando os nomes das categorias são longos.

Gráfico de Linhas

Mostra a evolução dos valores ao longo do tempo.

Exemplo: evolução mensal das despesas.

Gráfico Circular

Mostra a participação de cada categoria num total.

Deve ser utilizado com poucas categorias.

Evite utilizar gráficos circulares quando existem muitas categorias ou quando os valores são muito semelhantes. Nesses casos, um gráfico de colunas ou barras será mais fácil de interpretar.

Como Criar um Gráfico

1 Organize os dados numa tabela.
2 Seleccione os dados, incluindo os cabeçalhos.
3 Aceda ao separador Inserir.
4 Escolha o tipo de gráfico.
5 Ajuste o tamanho e a posição.
6 Adicione um título claro.

Elementos de um Gráfico

  • Título: indica o assunto do gráfico.
  • Eixo horizontal: apresenta normalmente as categorias.
  • Eixo vertical: apresenta normalmente os valores.
  • Legenda: identifica as séries de dados.
  • Rótulos de dados: mostram os valores no próprio gráfico.
  • Linhas de grelha: ajudam a comparar os valores.
  • Área do gráfico: corresponde a toda a área ocupada pelo gráfico.
  • Série de dados: representa um conjunto de valores.
Utilize títulos claros. Em vez de escrever apenas “Gráfico 1”, utilize algo como “Despesas por Departamento”.

Exercício 3 — Criar um Gráfico

Introduza os seguintes dados:

Mês Despesas
Janeiro 45 000,00 MT
Fevereiro 52 000,00 MT
Março 48 500,00 MT
Abril 61 000,00 MT
Maio 58 000,00 MT
Junho 67 500,00 MT
Tarefas
  1. Seleccione a tabela.
  2. Crie um gráfico de colunas.
  3. Altere o título para “Despesas Mensais”.
  4. Adicione rótulos de dados.
  5. Altere o tamanho e a posição do gráfico.
  6. Crie também um gráfico de linhas para comparar.
  7. Escolha o gráfico que melhor representa a evolução mensal.
5

Configuração de Impressão

Antes de imprimir, é importante verificar se a folha será apresentada correctamente no papel.

Ferramentas principais

  • Orientação da página.
  • Tamanho do papel.
  • Margens.
  • Área de impressão.
  • Ajustar à página.
  • Quebras de página.
  • Cabeçalho e rodapé.
  • Repetir linhas de título.
  • Pré-visualização da impressão.
Orientação Vertical

É mais adequada para tabelas com poucas colunas e muitas linhas.

Também é chamada orientação Retrato.

Orientação Horizontal

É mais adequada para tabelas com muitas colunas.

Também é chamada orientação Paisagem.

Definir a Área de Impressão

  1. Seleccione as células que deseja imprimir.
  2. Aceda ao separador Esquema da Página.
  3. Clique em Área de Impressão.
  4. Escolha Definir Área de Impressão.
Apenas as células definidas como área de impressão serão incluídas quando imprimir ou exportar a folha.

Limpar a área de impressão

  1. Aceda a Área de Impressão.
  2. Clique em Limpar Área de Impressão.

Ajustar o Conteúdo à Página

Quando uma tabela é muito larga, pode ser dividida entre várias páginas.

Para evitar isso, utilize as opções de escala:

  • Ajustar todas as colunas numa página.
  • Ajustar toda a folha numa página.
  • Definir a largura para uma página.
  • Manter a altura automática quando existem muitas linhas.
Ajustar uma tabela muito grande a uma única página pode tornar o texto demasiado pequeno. Verifique sempre a pré-visualização.

Cabeçalho, Rodapé e Linhas de Título

Cabeçalho e rodapé

Podem apresentar informações em todas as páginas.

  • Nome da instituição.
  • Título do relatório.
  • Data.
  • Número da página.
  • Nome do autor.

Repetir a linha de cabeçalho

Quando uma tabela ocupa várias páginas, pode repetir a primeira linha em todas elas.

  1. Aceda ao separador Esquema da Página.
  2. Clique em Imprimir Títulos.
  3. Seleccione a linha que deve ser repetida no topo.
  4. Confirme.

Exportar para PDF

Um ficheiro PDF preserva a apresentação do relatório e pode ser aberto mesmo em computadores que não possuem o Excel.

Método 1
  1. Clique em Ficheiro.
  2. Escolha Exportar.
  3. Seleccione Criar PDF/XPS.
  4. Escolha a pasta.
  5. Defina o nome do ficheiro.
  6. Clique em Publicar.
Método 2
  1. Clique em Ficheiro.
  2. Escolha Guardar Como.
  3. No tipo de ficheiro, escolha PDF.
  4. Clique em Guardar.
Verifique sempre a pré-visualização antes de exportar para PDF.

Exercício 4 — Preparar para Impressão

Utilize a tabela e o gráfico do exercício anterior.

Tarefas
  1. Defina a orientação como Horizontal.
  2. Seleccione o tamanho de papel A4.
  3. Defina margens estreitas.
  4. Defina a área de impressão.
  5. Ajuste todas as colunas numa página.
  6. Adicione o título “Relatório de Despesas”.
  7. Adicione o número da página no rodapé.
  8. Abra a pré-visualização da impressão.
  9. Exporte o relatório para PDF.

Exercício Final da Formação

Crie um pequeno relatório de controlo de despesas utilizando os conhecimentos adquiridos durante os três dias.

Departamento Orçamento Despesa Saldo Execução Situação
Administração 150 000,00 MT 125 000,00 MT
Finanças 120 000,00 MT 118 000,00 MT
Informática 200 000,00 MT 165 000,00 MT
Recursos Humanos 100 000,00 MT 87 500,00 MT
Secretaria 90 000,00 MT 94 000,00 MT

Parte 1 — Introdução e Formatação

  1. Introduza os dados no Excel.
  2. Formate os cabeçalhos.
  3. Adicione bordas.
  4. Ajuste a largura das colunas.
  5. Formate Orçamento, Despesa e Saldo como moeda.
  6. Formate Execução como percentagem.

Parte 2 — Fórmulas e Funções

  1. Calcule o Saldo: =B2-C2
  2. Calcule a percentagem de Execução: =C2/B2
  3. Utilize a função SE para apresentar: “Dentro do orçamento” ou “Acima do orçamento”.
  4. Calcule o total do orçamento.
  5. Calcule o total das despesas.
  6. Calcule a média das despesas.
  7. Identifique a maior e a menor despesa.
Exemplo para a coluna Situação:
=SE(C2<=B2;"Dentro do orçamento";"Acima do orçamento")

Parte 3 — Organização

  1. Converta a lista numa Tabela do Excel.
  2. Ordene as despesas do maior para o menor.
  3. Active os filtros.
  4. Filtre apenas os departamentos dentro do orçamento.
  5. Retire o filtro.

Parte 4 — Formatação Condicional

  1. Destaque a vermelho os saldos negativos.
  2. Destaque a verde os departamentos dentro do orçamento.
  3. Aplique barras de dados à coluna Execução.
  4. Aplique uma escala de cor à coluna Despesa.

Parte 5 — Validação de Dados

  1. Adicione uma nova coluna chamada “Prioridade”.
  2. Crie uma lista suspensa com: Alta, Média e Baixa.
  3. Adicione uma mensagem de entrada.

Parte 6 — Gráfico

  1. Crie um gráfico de colunas comparando o Orçamento e a Despesa.
  2. Defina o título: “Orçamento e Despesa por Departamento”.
  3. Adicione a legenda.
  4. Ajuste o tamanho do gráfico.
Espaço reservado para o gráfico
O gráfico será criado pelos participantes no Excel.

Parte 7 — Impressão e PDF

  1. Defina a orientação Horizontal.
  2. Seleccione o tamanho A4.
  3. Defina a área de impressão.
  4. Ajuste as colunas numa página.
  5. Adicione um cabeçalho com o título do relatório.
  6. Adicione o número da página no rodapé.
  7. Abra a pré-visualização.
  8. Exporte o relatório para PDF.

Parte 8 — Guardar

  1. Guarde o ficheiro como Exercicio_Final_Excel.xlsx.
  2. Guarde o relatório em PDF como Relatorio_Despesas.pdf.

Lista de Verificação do Participante

Antes de terminar, confirme se consegue realizar as seguintes tarefas:

  • Introduzir e formatar dados.
  • Seleccionar células e intervalos.
  • Criar fórmulas simples.
  • Utilizar SOMA e MÉDIA.
  • Utilizar MÍNIMO e MÁXIMO.
  • Utilizar a função SE.
  • Ordenar e filtrar dados.
  • Criar uma Tabela do Excel.
  • Aplicar formatação condicional.
  • Criar uma lista suspensa.
  • Criar um gráfico.
  • Preparar e exportar um relatório para PDF.

Erros Comuns a Evitar

  • Introduzir números acompanhados do símbolo da moeda manualmente.
  • Esquecer o sinal de igual no início da fórmula.
  • Ordenar apenas uma coluna de uma tabela.
  • Apagar células quando se pretende apenas remover um filtro.
  • Utilizar células mescladas dentro de tabelas.
  • Criar gráficos com dados mal seleccionados.
  • Utilizar demasiadas cores num relatório.
  • Exportar para PDF sem verificar a pré-visualização.
  • Ajustar uma tabela demasiado grande a uma página.
  • Não guardar regularmente o ficheiro.

Atalhos Revistos

Atalho Função
Ctrl + S Guardar o ficheiro
Ctrl + C Copiar
Ctrl + V Colar
Ctrl + Z Desfazer
Ctrl + F Localizar
Ctrl + T Criar uma Tabela do Excel
Ctrl + P Abrir a área de impressão
F2 Editar a célula seleccionada

Resumo do Dia 3

Nesta aula aprendemos:

  • Como aplicar formatação condicional.
  • Como destacar valores e dados duplicados.
  • Como utilizar barras de dados e escalas de cor.
  • Como criar listas suspensas.
  • Como limitar os dados introduzidos numa célula.
  • Como criar gráficos.
  • Como escolher um tipo de gráfico.
  • Como preparar uma folha para impressão.
  • Como definir a área de impressão.
  • Como exportar um relatório para PDF.

Formação Concluída

Os participantes concluíram os três dias de introdução ao Microsoft Excel.

O próximo passo é continuar a praticar com dados relacionados com as actividades profissionais do dia-a-dia.

Pratique regularmente: listas, controlo de presenças, despesas, inventários, notas, relatórios e orçamentos.

Formação Básica de Microsoft Excel

Dia 3 — Ferramentas Práticas e Relatório Final

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